| Zarządzenia Prezydenta Miasta |
Zarządzenie Nr 460/2009
z dnia 23 października 2009 r.
w sprawie wprowadzenia procedury nadzorowania niezgodności i usługi niezgodnej (NS-03).
Na podstawie art. 33 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym ( Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.) oraz § 65 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Kaliszu stanowiącego załącznik do zarządzenia nr 468/2003 Prezydenta Miasta Kalisza z dnia 7 listopada 2003 r. w sprawie ustalenia Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Kaliszu ( z późn. zm.) zarządza się, co następuje:
§ 1.
Wprowadza się „Procedurę nadzorowania niezgodności i usługi niezgodnej (NS-03)”, zwaną dalej „Procedurą”, stanowiącą załącznik do niniejszego zarządzenia.
§ 2.
Nadzór nad wykonaniem niniejszego zarządzenia powierza się Pełnomocnikowi ds. SZJ.
Wykonanie niniejszego zarządzenia powierza się Wydziałowi Organizacyjnemu oraz kierownikom komórek organizacyjnych.
§ 3.
Zarządzenie podlega publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Miejskiego w Kaliszu.
§ 4.
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Załącznik do zarządzenia
nr 460/2009
Prezydenta Miasta Kalisza
z dnia 23 października 2009 r.
Procedura nadzorowania niezgodności i usługi niezgodnej (NS-03).
Rozdział I
Przepisy ogólne, wyjaśnienie pojęć.
§ 1.
Celem Procedury jest identyfikacja, nadzorowanie, usuwanie i dokumentowanie zaobserwowanych niezgodności oraz zapobieganie świadczeniu usługi niezgodnej z przyjętymi standardami.
§ 2.
Procedura obowiązuje we wszystkich komórkach organizacyjnych i jest inicjowana, gdy informację o wystąpieniu usługi niezgodnej przekazał pracownik Urzędu.
W przypadku gdy informacje o usłudze niezgodnej przekazał interesant albo organ kontroli lub nadzoru procedura postępowania z usługą niezgodną wynika z zewnętrznych wymagań prawnych.
§ 3.
Ilekroć w Procedurze mowa o:
SZJ – należy przez to rozumieć System Zarządzania Jakością;
Pełnomocniku ds. SZJ – należy przez to rozumieć Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością;
niezgodności – należy przez to rozumieć niespełnienie wymagania wynikającego z udokumentowanych standardów obowiązujących w Urzędzie;
wymaganiu – należy przez to rozumieć potrzebę lub oczekiwanie, które zostało ustalone, przyjęte zwyczajowo lub jest obowiązkowe;
najwyższym kierownictwie – należy przez to rozumieć Prezydenta Miasta, Wiceprezydentów Miasta, Sekretarza Miasta i Skarbnika Miasta;
zgodzie na odstępstwo – należy przez to rozumieć formalną zgodę Prezydenta Miasta, podpisaną na wniosku kierownika komórki organizacyjnej, określającą dokładnie czas na jaki komórka może postępować niezgodnie z określonym wymaganiem. Zgoda na odstępstwo ma na celu pełne nadzorowanie sytuacji, z której z różnych przyczyn organizacyjnych, budżetowych lub niejasności w interpretacji przepisów, nie można postępować zgodnie z przyjętym wymaganiem, do czasu podjęcia działań mających na celu przywrócenie pełnej zgodności z wymaganiami.
§ 4.
Przez usługę niezgodną należy rozumieć, w szczególności:
niewłaściwie zrealizowanie lub niezrealizowanie usługi publicznej;
naruszenie praworządności lub interesu mieszkańca;
przewlekłe lub biurokratyczne załatwienie sprawy;
utratę, zagubienie lub zniszczenie własności klienta.
Stwierdzenie, że zidentyfikowana niezgodność jest jednocześnie usługą niezgodną należy do auditora. W sytuacjach, gdy na podstawie ujawnionych okoliczności nie można tego jednoznacznie stwierdzić, decyzję w sprawie zidentyfikowania usługi niezgodnej podejmuje Pełnomocnik ds. SZJ.
Rozdział II
Odpowiedzialności i uprawnienia.
§ 5.
Pełnomocnik ds. SZJ odpowiada za:
nadzór nad realizacją postępowania określonego niniejszą Procedurą;
okresowa analizę zidentyfikowanych niezgodności, usług niezgodnych, działań korygujących i zapobiegawczych;
podejmowanie działań zapobiegawczych w celu zmniejszenia lub eliminowania występowania niezgodności lub spostrzeżeń w trakcie realizacji usług publicznych.
§ 6.
Wydział Organizacyjny jest odpowiedzialny za:
prowadzenie zbioru kart niezgodności i spostrzeżeń oraz wniosków o zgodę na odstępstwo;
nadzorowanie terminów działań określonych w kartach niezgodności i spostrzeżeń.
Wydział Organizacyjny jest uprawniony do występowania do komórek organizacyjnych z prośbą o szczegółowe informacje i wyjaśnienia związane z każdą zidentyfikowaną niezgodnością lub spostrzeżeniem.
§ 7.
Kierownik komórki organizacyjnej jest odpowiedzialny za:
nadzór nad ujawnionymi niezgodnościami oraz wprowadzanymi działaniami korekcyjnymi, korygującymi lub zapobiegawczymi;
podejmowanie działań w celu zmniejszenia lub eliminowania występowania usługi niezgodnej w podległej komórce organizacyjnej;
przestrzegania postępowania zgodnego z niniejszą Procedurą.
§ 8.
Każdy pracownik Urzędu odpowiada za:
zgłaszanie wszelkich występujących niezgodności, spostrzeżeń i usług niezgodnych Pełnomocnikowi ds. SZJ lub Wydziałowi Organizacyjnemu;
postępowanie zgodne z Procedurą.
Rozdział III
Tryb postępowania.
§ 9.
Identyfikacja usługi niezgodnej i niezgodności następuje w konsekwencji:
wewnętrznych i zewnętrznych auditów SZJ;
auditów i kontroli wewnętrznej (wykonywanych przez Wydział Kontroli Wewnętrznej);
zgłoszenia pracownika Urzędu;
uznania za uzasadnionego wniosku lub skargi mieszkańca na pracę i organizację Urzędu.
§ 10.
Karta niezgodności i spostrzeżeń zawiera informacje poufne, przeznaczone tylko do wewnętrznego użytku Urzędu. Ujawnienie jej treści podmiotom zewnętrznym może nastąpić tylko za zgodą Prezydenta Miasta lub Pełnomocnika ds. SZJ.
Każdy pracownik Urzędu w przypadku stwierdzenia niezgodności zgłasza ten fakt Pełnomocnikowi ds. SZJ lub Wydziałowi Organizacyjnemu.
Po otrzymaniu zgłoszenia Pełnomocnik ds. SZJ weryfikuje, czy zgłoszenie dotyczy usługi niezgodnej.
W razie stwierdzenia, że zidentyfikowana niezgodność nie jest usługą niezgodną podejmuje się działania zgodne z procedurą działań korygujących i zapobiegawczych (NS-02).
Jeżeli zgłoszenie dotyczy usługi niezgodnej Pełnomocnik ds. SZJ przekazuje tę informację Prezydentowi Miasta.
§ 11.
Jeżeli zidentyfikowana niezgodność powtarza się i trudno jest zrealizować skuteczne działania działania korygujące lub kierownik komórki organizacyjnej stwierdzi, że nie może usunąć niezgodności, może on wystąpić z wnioskiem o zgodę na odstępstwo.
Zgodę na odstępstwo podejmuje podejmuje Prezydent Miasta. Zgoda może zostać poprzedzona wspólną analizą z pozostałymi członkami najwyższego kierownictwa.
Kierownik komórki organizacyjnej występujący z wnioskiem na odstępstwo powinien określić jakiego wymagania nie można zrealizować i z jakich przyczyn.
Zgoda na odstępstwo może być wydana tylko na określony czas, w którym wnioskująca komórka organizacyjna przeprowadza działania mające na celu doprowadzenie do stanu pełnej zgodności.
Po upływie czasu zgody na odstępstwo należy powiadomić Pełnomocnika ds. SZJ o działaniach.
W przypadku nie zrealizowania działań w czasie określonym zgodnie z ust. 4, komórka organizacyjna składa ponowny wniosek o zgodę na odstępstwo.
Wzór wniosku o zgodę na odstępstwo opracowuje Wydział Organizacyjny, a zatwierdza Pełnomocnik ds. SZJ.
§ 12.
Wydział Organizacyjny, prowadzący zbiór kart niezgodności i spostrzeżeń oraz wniosków o zgodę na odstępstwo nadzoruje terminy realizacji działań określonych w kartach.
Wydział Organizacyjny, jeżeli zachodzi taka konieczność, może zwrócić się do komórki organizacyjnej o wyjaśnienie lub szczegółowe informacje dotyczące danej niezgodności lub spostrzeżenia.
§ 13.
Pełnomocnik ds. SZJ przygotowuje na przegląd SZJ analizę dotyczącą zidentyfikowanych niezgodności i usług niezgodnych oraz działań podjętych dla ich usunięcia.
wprowadził: Góral Aleksander data wprowadzenia: 2009-11-10
Okres publikacji ogłoszenia: 2009-11-10 do: 2012-11-10
Podstawa wprowadzenia: